Verteilte Auftragsverwaltung: So funktioniert DOM

Mehrere Kund:innen bestellen Produkte in einem Onlineshop, doch die benötigten Artikel liegen nicht am selben Ort. Einige sind im Zentrallager verfügbar, andere nur noch in einer Filiale. Wie lässt sich die Bestellung jetzt am sinnvollsten erfüllen?

Solche Entscheidungen werden mit wachsender Zahl an Lagern, Filialen und Vertriebskanälen schnell komplex. Die verteilte Auftragsverwaltung, auch Distributed Order Management genannt, hilft dabei, Bestände und Bestellungen intelligent über verschiedene Fulfillment-Standorte hinweg zu steuern.

In diesem Beitrag erfährst du, wie Distributed Order Management funktioniert, welche Vorteile es im E-Commerce bietet und wie Shopify zentrale Funktionen der verteilten Auftragsverwaltung unterstützt.

Was ist der Unterschied zwischen einer verteilten Auftragsverwaltung und einem Order Management System?

Ein Order Management System (OMS) bildet den gesamten Auftragsprozess zentral ab, von der Bestellannahme über Zahlungs- und Bestandsinformationen bis hin zu Versand, Statusupdates und Retouren.

Die verteilte Auftragsverwaltung (DOM) konzentriert sich stärker darauf, wie eine Bestellung optimal erfüllt wird. Sie entscheidet beispielsweise, von welchem Lager oder welcher Filiale ein Auftrag versendet wird, ob eine Bestellung aufgeteilt werden muss und wie sich Verfügbarkeit, Lieferzeit und Versandkosten sinnvoll berücksichtigen lassen.

Kurz gesagt: Das OMS verwaltet den Auftrag, während DOM entscheidet, wie und von wo er am besten erfüllt wird.

Warum ist verteilte Auftragsverwaltung im E-Commerce wichtig?

Im E-Commerce laufen Bestellungen längst nicht mehr nur über einen Onlineshop und ein einziges Lager. Viele Unternehmen verkaufen gleichzeitig über verschiedene Kanäle, nutzen mehrere Lagerstandorte, Filialen oder externe Fulfillment-Unternehmen. Dadurch wird es schwieriger, jederzeit den Überblick über verfügbare Bestände und die optimale Auftragsabwicklung zu behalten.

Eine verteilte Auftragsverwaltung verbindet diese Standorte und Bestände miteinander. So kann für jede Bestellung entschieden werden, wo die benötigten Artikel verfügbar sind und von welchem Standort aus sie am sinnvollsten versendet werden.

Das hilft Unternehmen unter anderem dabei,

• Lieferwege und Lieferzeiten zu verkürzen,
• vorhandene Bestände besser zu nutzen,
• Überverkäufe und Fehlbestände zu vermeiden,
• unnötige Teillieferungen zu minimieren und
• Bestellungen auch bei Engpässen flexibel umzuleiten.
• Kund:innen durch zuverlässige Verfügbarkeiten und Lieferzeiten ein besseres Einkaufserlebnis zu bieten.

Gerade mit zunehmender Zahl an Vertriebskanälen und Fulfillment-Standorten schafft DOM zur Optimierung der Auftragsabwicklung beitragen und ihre Effizienz erhöhen.

Tipps, mit denen du deine Auftragsverteilung optimieren kannst, erhältst du in diesem Video (auf Englisch):

Wie funktioniert verteilte Auftragsverwaltung?

Mit einer verteilten Auftragsverwaltung kannst du bei jeder Bestellung automatisch prüfen, welche Bestände verfügbar sind, welcher Standort den Auftrag am besten erfüllen kann und wie die Lieferung möglichst effizient abgewickelt wird. 

1. Prüfe die Verfügbarkeit 

Zunächst ermittelst du, welche Produkte tatsächlich verkauft werden können. Dabei berücksichtigt das System nicht nur deinen aktuellen Lagerbestand, sondern auch bereits reservierte Mengen oder angekündigte Nachlieferungen. Mithilfe der sogenannten Available-to-Promise-Logik (ATP) kannst du so bestimmen, welcher Bestand für neue Bestellungen verfügbar ist.

2. Reserviere den Bestand 

Sobald eine Bestellung eingeht, wird die benötigte Menge reserviert. So verhinderst du, dass derselbe Bestand gleichzeitig mehreren Kund:innen zugesagt wird.

3. Wähle den passenden Fulfillment-Standort aus

Anschließend wird entschieden, von welchem Lager, welcher Filiale oder welchem Fulfillment-Standort du die Bestellung versenden solltest. Dabei lassen sich beispielsweise Entfernung, Warenverfügbarkeit, Lieferzeit und Versandkosten berücksichtigen.

4. Bündle Sendungen oder teile sie auf 

Sind alle Artikel an einem Standort verfügbar, kannst du sie gemeinsam versenden. Ist das nicht möglich, berechnet das System, wie sich die Bestellung mit möglichst wenigen Teillieferungen auf verschiedene Standorte verteilen lässt.

5. Reagiere auf Probleme 

Kann ein ursprünglich ausgewählter Standort die Bestellung doch nicht rechtzeitig erfüllen, lässt sich der Auftrag neu zuweisen. So kannst du flexibel auf Engpässe, Verzögerungen oder geänderte Lieferfristen reagieren.

6. Leite Retouren weiter

Auch nach der Zustellung kann dich die verteilte Auftragsverwaltung unterstützen. Bei einer Retoure kann das System beispielsweise entscheiden, an welchen Standort die Ware zurückgeschickt wird und ob sie wieder eingelagert oder zunächst geprüft werden soll. So kannst du den Fulfillment-Prozess von der Verfügbarkeitsprüfung bis zur Retoure deutlich gezielter steuern.

Wann lohnt sich verteilte Auftragsverwaltung?

Eine verteilte Auftragsverwaltung lohnt sich vor allem dann, wenn deine Auftragsabwicklung über mehrere Standorte, Systeme oder Vertriebskanäle läuft. Je komplexer dein Fulfillment wird, desto schwieriger ist es, Bestände und Bestellungen operativ zu koordinieren und optimal zu verteilen.

Besonders sinnvoll kann DOM sein, wenn du

• mehrere Lager, Filialen oder Fulfillment-Standorte nutzt,
• über mehrere Verkaufskanäle gleichzeitig verkaufst,
• häufig mit Teillieferungen arbeitest,
• Bestände möglichst standortübergreifend nutzen möchtest,
• regelmäßig mit Engpässen oder kurzfristigen Änderungen umgehen musst,
• Kund:innen schnelle und verlässliche Lieferzeiten bieten möchtest oder
• ein hohes Bestellvolumen effizienter steuern willst.

Bei einem kleinen Onlineshop mit nur einem Lager und überschaubarem Bestellvolumen ist eine komplexe, verteilte Auftragsverwaltung dagegen meist nicht notwendig. Mit wachsendem Sortiment, zusätzlichen Standorten und steigender Zahl an Bestellungen kann sie jedoch helfen, Prozesse zu automatisieren und vorhandene Bestände strategisch über verschiedene Standorte hinweg einzusetzen.

Verteilte Auftragsverteilung mit Shopify

Für die Implementierung einer verteilten Auftragsverwaltung unterstützt Shopify verschiedene Funktionen, mit denen du Bestände, Bestellungen und Fulfillment über mehrere Standorte hinweg steuern kannst. Dadurch lassen sich viele Aufgaben einer verteilten Auftragsverwaltung direkt innerhalb der Plattform abbilden und bei Bedarf durch Apps oder APIs erweitern.

Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

• Bestände an mehreren Standorten verwalten: Du kannst Lagerbestände in Warenlagern, Filialen und bei externen Fulfillment-Unternehmen zentral einsehen und verwalten.

• Bestellungen automatisch routen: Shopify kann Bestellungen anhand von Verfügbarkeit, Standort und festgelegten Routing-Regeln geeigneten Fulfillment-Standorten zuweisen.

• Teillieferungen reduzieren: Bei der Auftragsverteilung kann berücksichtigt werden, an welchem Standort möglichst viele Artikel einer Bestellung verfügbar sind.

• Filialen ins Fulfillment einbinden: Mit Shopify POS kannst du stationäre Standorte beispielsweise für Ship-from-Store oder die Abholung von Onlinebestellungen nutzen.

• Prozesse automatisieren: Mit Shopify Flow kannst du unter anderem Bestellungen automatisch kennzeichnen, Benachrichtigungen auslösen und bestimmte Abläufe automatisieren.

• Funktionen erweitern: Über Apps, Fulfillment-APIs, Webhooks und weitere Schnittstellen kannst du komplexere Routing- und Fulfillment-Prozesse ergänzen.

Für Unternehmen mit mehreren Lagern oder Verkaufspunkten bietet Shopify damit eine leistungsstarke Grundlage, um Aufträge standortübergreifend zu koordinieren. Werden die Anforderungen an Routing, Bestandslogik oder Fulfillment komplexer, kannst du die nativen Funktionen entsprechend erweitern.

Fazit: Mit verteilter Auftragsverwaltung Bestellungen effizient steuern

Je mehr Lager, Filialen und Vertriebskanäle du miteinander verbindest, desto komplexer wird die Auftragsabwicklung. Eine verteilte Auftragsverwaltung hilft dir dabei, Bestände standortübergreifend zu nutzen und Bestellungen automatisch dorthin zu leiten, wo sie sinnvoll erfüllt werden können.

So kannst du Lieferwege verkürzen, Teillieferungen reduzieren und flexibler auf Engpässe oder Änderungen reagieren. Faktoren, die langfristig auch die Rentabilität deiner Auftragsabwicklung unterstützen können. Besonders bei wachsenden Fulfillment-Strukturen schafft DOM damit mehr Transparenz und Automatisierung.

Mit Shopify kannst du bereits viele dieser Prozesse über mehrere Standorte hinweg steuern und bei komplexeren Anforderungen durch Apps und APIs erweitern.