RFP E-Commerce: Leitfaden für die Systemauswahl

Die Auswahl einer neuen E-Commerce-Plattform betrifft weit mehr als die Funktionen eines Onlineshops. Auch Geschäftsziele, interne Prozesse, vorhandene Systeme, Sicherheitsanforderungen und zukünftige Wachstumspläne spielen eine Rolle. Ein RFP hilft dir dabei, diese Faktoren strukturiert zusammenzuführen und potenzielle Anbieter auf einer einheitlichen Grundlage zu vergleichen.

Ein umfangreicher Fragenkatalog allein garantiert allerdings noch keine gute Entscheidung. Moderne E-Commerce-Projekte verändern sich häufig während der Umsetzung. Deshalb sollte dein RFP klare Ziele und unverzichtbare Anforderungen festhalten, den Anbietern aber genügend Spielraum für passende Lösungsvorschläge lassen.

Wann ist ein RFP für E-Commerce sinnvoll?

Ein RFP eignet sich besonders für komplexe Projekte, an denen mehrere Abteilungen beteiligt sind. Je größer die Auswirkungen einer neuen Plattform auf IT, Vertrieb, Marketing, Kundenservice und Logistik sind, desto wichtiger wird ein transparenter Auswahlprozess.

Sinnvoll ist ein RFP unter anderem, wenn:

• mehrere Plattformen oder Dienstleister zur Auswahl stehen,
• die Investition intern begründet werden muss,
• zahlreiche Schnittstellen betroffen sind,
• B2B- und B2C-Prozesse zusammengeführt werden sollen,
• mehrere Länder, Sprachen oder Währungen unterstützt werden müssen,
• besondere Anforderungen an Datenschutz, Sicherheit oder Verfügbarkeit bestehen,
• ein bestehendes System technische oder wirtschaftliche Grenzen erreicht.

Für ein kleines, klar abgegrenztes Projekt kann ein umfangreicher RFP dagegen unverhältnismäßig sein. In diesem Fall reichen möglicherweise ein kompaktes Anforderungsprofil, ein Budgetrahmen und Gespräche mit wenigen ausgewählten Anbieter.

RFI, RFP und RFQ: Was ist der Unterschied?

Im Beschaffungsprozess werden häufig mehrere ähnliche Abkürzungen verwendet. Sie erfüllen jedoch unterschiedliche Zwecke.

RFI: Request for Information

Mit einem RFI sammelst du zunächst allgemeine Informationen über Anbieter, Plattformen und mögliche Lösungswege. Du kannst damit den Markt erkunden und feststellen, welche Unternehmen grundsätzlich für dein Projekt infrage kommen.

Ein RFI ist meist weniger detailliert als ein RFP. Typische Fragen betreffen die Unternehmensgröße, relevante Projekterfahrung, unterstützte Geschäftsmodelle, technische Schwerpunkte und grobe Preismodelle.

RFP: Request for Proposal

Der RFP richtet sich an eine kleinere Auswahl geeigneter Anbieter. Er beschreibt das Projekt, die Ziele und die Anforderungen genauer. Die Anbieter sollen daraufhin ein konkretes Lösungskonzept einschließlich Vorgehensweise, Zeitrahmen und Kosten einreichen.

RFQ: Request for Quotation

Eine RFQ konzentriert sich vor allem auf Preise und Konditionen. Sie eignet sich, wenn die gewünschte Leistung bereits eindeutig definiert ist und sich die Angebote hauptsächlich anhand wirtschaftlicher Kriterien unterscheiden.

Bei einem E-Commerce-Projekt ist eine reine RFQ oft nicht ausreichend. Plattformen und Implementierungsansätze können sich stark darin unterscheiden, wie sie Prozesse abbilden, Integrationen ermöglichen und zukünftige Änderungen unterstützen.

Welche Vorbereitung benötigt ein E-Commerce-RFP?

Bevor du Fragen an Anbieter formulierst, solltest du die Ausgangslage deines Unternehmens untersuchen. Ohne diese Vorarbeit entsteht schnell eine lange Funktionsliste, die zwar detailliert wirkt, aber wenig über die tatsächlichen Prioritäten des Projekts aussagt.

Stelle ein bereichsübergreifendes Projektteam zusammen

Ein neues Shopsystem betrifft selten nur die E-Commerce-Abteilung. Beziehe deshalb frühzeitig die Personen ein, deren Prozesse oder Systeme durch das Projekt beeinflusst werden.

Je nach Unternehmen gehören dazu Vertreter aus:

• E-Commerce
• IT
• Marketing
• Vertrieb
• Einkauf
• Logistik und Operations
• Kundenservice
• Finanzen
• Datenschutz und Recht
• Geschäftsführung

Lege außerdem fest, wer die Verantwortung für den Auswahlprozess trägt und wer die endgültige Entscheidung trifft. So vermeidest du widersprüchliche Anforderungen und unklare Zuständigkeiten.

Analysiere den Status quo

Dokumentiere, welche Systeme, Daten und Abläufe bereits vorhanden sind. Dazu gehören nicht nur das aktuelle Shopsystem, sondern auch ERP, PIM, CRM, Warenwirtschaft, Zahlungsdienste, Versandlösungen und Analysetools.

Untersuche insbesondere:

• Welche Prozesse funktionieren bereits gut?
• Wo entstehen manuelle Arbeitsschritte?
• Welche technischen Einschränkungen bremsen das Wachstum?
• Welche Daten werden zwischen Systemen ausgetauscht?
• Welche Funktionen werden tatsächlich genutzt?
• Welche Probleme treten bei Kund:innen oder internen Teams auf?
• Welche laufenden Kosten verursacht die bestehende Lösung?

Diese Analyse verhindert, dass du bestehende Probleme lediglich in ein neues System überträgst.

Definiere messbare Geschäftsziele

Formuliere zuerst, was das Projekt für dein Unternehmen erreichen soll. Einzelne Features sind erst im nächsten Schritt relevant.

Mögliche Ziele sind:

• neue Märkte schneller erschließen,
• B2B-Bestellungen digitalisieren,
• manuelle Bestellprozesse reduzieren,
• Inhalte ohne IT-Unterstützung verwalten,
• die Conversion Rate verbessern,
• Betrieb und Wartung vereinfachen,
• mehrere Verkaufskanäle zentral steuern,
• die Gesamtbetriebskosten besser planbar machen.

Ordne jedem Ziel nach Möglichkeit eine Kennzahl zu. So kannst du später überprüfen, ob die gewählte Lösung den erwarteten Nutzen tatsächlich liefert.

Diese Inhalte gehören in einen RFP für E-Commerce

Ein guter RFP vermittelt den Anbietern genügend Kontext, um eine passende Lösung vorzuschlagen. Gleichzeitig trennt er unverzichtbare Anforderungen von Funktionen, die lediglich wünschenswert sind.

1. Unternehmens- und Projektübersicht

Beschreibe dein Unternehmen, dein Geschäftsmodell und die Bedeutung des E-Commerce für deine Gesamtstrategie. Anbieter sollten verstehen, ob du beispielsweise direkt an Verbraucher:innen, an Geschäftskund:innen oder über mehrere Vertriebskanäle verkaufst.

Zu diesem Abschnitt gehören:

• Branche und Geschäftsmodell
• Zielgruppen und Märkte
• vorhandene Vertriebskanäle
• aktueller E-Commerce-Umsatz oder Bestellumfang
• Anlass des Projekts
• übergeordnete Projektziele
• gewünschter Zeitrahmen
• beteiligte Unternehmensbereiche

Vertrauliche Kennzahlen kannst du als Größenordnung oder Bandbreite angeben.

2. Customer Experience und Shopfunktionen

Beschreibe die Einkaufserlebnisse, die du für deine Kund:innen ermöglichen möchtest. Formuliere Anforderungen möglichst aus Sicht der jeweiligen Nutzergruppe.

Relevante Themen können sein:

• Produktsuche und Navigation
• Produktdetailseiten
• Warenkorb und Checkout
• Kundenkonten
• Wunschlisten und gespeicherte Warenkörbe
• Retouren und Rückerstattungen
• Abonnements
• personalisierte Inhalte
• Bewertungen
• Barrierefreiheit
• mobile Nutzung

Bei B2B-Commerce kommen häufig kundenspezifische Preise, individuelle Sortimente, Mengenstaffeln, Bestellfreigaben, Schnellbestellungen, Angebote und unterschiedliche Rollen innerhalb eines Kundenkontos hinzu.

3. Content und Marketing

Ein Shopsystem sollte nicht nur Transaktionen verarbeiten, sondern auch die tägliche Arbeit der Content- und Marketingteams unterstützen.

Frage unter anderem nach:

• Content-Management-Funktionen
• Seitenerstellung und Theme-Anpassung
• Suchmaschinenoptimierung
• Kampagnen und Rabattregeln
• E-Mail-Marketing
• Produktbundles
• Personalisierung
• Analyse und Attribution
• Social-Commerce- und Marktplatzanbindungen

Beschreibe, welche Änderungen dein Team selbstständig vornehmen soll und wann technische Unterstützung akzeptabel ist.

4. Produkte, Bestellungen und internationale Märkte

Die Plattform muss zu deinem Sortiment und deinen operativen Abläufen passen. Nenne deshalb konkrete Größenordnungen und Sonderfälle.

Dazu zählen:

• Anzahl der Produkte und Varianten
• Produktkategorien und Attributstruktur
• digitale oder physische Produkte
• Lagerorte
• Bestellvolumen und saisonale Spitzen
• Liefer- und Abholoptionen
• Steuern und Rechnungsprozesse
• Sprachen und Währungen
• länderspezifische Domains
• internationale Preisgestaltung

Plane nicht nur für den heutigen Umfang. Beschreibe auch, welche Entwicklung du in den kommenden Jahren erwartest.

5. Integrationen und Datenmigration

Integrationen gehören zu den wichtigsten Bestandteilen eines E-Commerce-RFP. Eine Plattform kann viele Funktionen bieten und trotzdem ungeeignet sein, wenn sie nicht sinnvoll mit deiner bestehenden Systemlandschaft zusammenarbeitet.

Liste alle relevanten Systeme auf, beispielsweise:

• ERP
• PIM
• CRM
• Warenwirtschaft
• Order-Management-System
• Zahlungsanbieter
• Versand- und Fulfillmentlösungen
• Marketing-Automatisierung
• Business Intelligence
• Kundenservice-Software

Ergänze, welche Daten übertragen werden, welches System jeweils führend ist und ob Informationen in Echtzeit oder in festen Intervallen synchronisiert werden müssen.

Bei einer Migration solltest du außerdem Produktdaten, Kundendaten, Bestellhistorien, Inhalte, Weiterleitungen und vorhandene Integrationen berücksichtigen.

6. Technik, Sicherheit und Betrieb

Vermeide rein technische Fragen ohne Bezug zum Geschäftsmodell. Konzentriere dich stattdessen darauf, welche Qualität, Sicherheit und Flexibilität die Plattform im Betrieb gewährleisten muss.

Mögliche Punkte sind:

• Hosting und Skalierbarkeit
• Verfügbarkeit
• Ladegeschwindigkeit
• Rollen und Zugriffsrechte
• Datenschutz
• Verschlüsselung
• Sicherheitsupdates
• Protokollierung
• Backups
• Test- und Entwicklungsumgebungen
• APIs und Erweiterbarkeit
• Monitoring
• Verfahren bei Störungen

Bitte die Anbieter auch darum, Verantwortlichkeiten klar zu benennen. Dadurch wird sichtbar, welche Aufgaben dein internes Team übernimmt und welche Leistungen im Plattform- oder Agenturvertrag enthalten sind.

7. Implementierung und Zusammenarbeit

Nicht nur die Technologie entscheidet über den Projekterfolg. Die Arbeitsweise und Erfahrung des Implementierungsteams sind ebenfalls relevant.

Frage nach:

• vorgeschlagenem Projektvorgehen,
• Zusammensetzung des Projektteams,
• vergleichbaren Referenzprojekten,
• Rollen und Verantwortlichkeiten,
• Qualitätssicherung und Tests,
• Schulungen,
• Dokumentation,
• Kommunikation und Berichterstattung,
• Umgang mit Änderungen,
• Betreuung nach dem Launch.

Lasse dir nach Möglichkeit erläutern, welche Annahmen der Zeit- und Aufwandsschätzung zugrunde liegen. So erkennst du früher, an welchen Stellen Nachträge oder Verzögerungen entstehen könnten.

8. Kosten und Vertragsmodell

Fordere eine transparente Aufschlüsselung der einmaligen und laufenden Kosten an. Ein niedriger Einführungspreis sagt wenig über die langfristigen Gesamtbetriebskosten aus.

Berücksichtige unter anderem:

• Plattform- oder Lizenzkosten
• Implementierung
• Design und Entwicklung
• Migration
• Integrationen
• Apps und Erweiterungen
• Wartung
• Support
• Hosting
• Schulungen
• zukünftige Weiterentwicklung

Bitte die Anbieter, optionale Leistungen und Annahmen separat auszuweisen. Dadurch kannst du Angebote vergleichen, auch wenn sie unterschiedliche Leistungspakete enthalten.

Wie vergleichst du die eingegangenen Angebote?

Definiere die Bewertungskriterien, bevor du den RFP versendest. Werden Maßstäbe erst nach Eingang der Angebote festgelegt, können persönliche Vorlieben oder besonders überzeugende Präsentationen das Ergebnis übermäßig beeinflussen.

Eine mögliche Gewichtung umfasst:

• Erfüllung der geschäftlichen Anforderungen
• technische Eignung
• Integrationsfähigkeit
• Benutzerfreundlichkeit
• Implementierungskonzept
• Erfahrung des Projektteams
• Sicherheit und Betrieb
• Skalierbarkeit
• Gesamtbetriebskosten
• Qualität der Zusammenarbeit

Bewerte nicht nur, ob ein Anbieter eine Funktion mit „Ja“ beantwortet. Lasse beschreiben, ob sie zum Standard gehört, konfiguriert werden kann, eine App benötigt oder individuell entwickelt werden muss.

Nutze für alle Angebote dieselbe Bewertungsskala. Ergänze quantitative Punktebewertungen durch qualitative Kommentare, damit die Gründe für eine Entscheidung später nachvollziehbar bleiben.

Häufige Fehler bei einem E-Commerce-RFP

Zu viele Anbieter einladen

Je mehr Anbieter teilnehmen, desto größer werden Koordinations- und Bewertungsaufwand. Eine gezielte Vorauswahl führt meist zu fundierteren Gesprächen und aussagekräftigeren Angeboten.

Bestehende Funktionen ungeprüft übernehmen

Nicht jede Funktion des bisherigen Shops wird weiterhin benötigt. Prüfe Nutzungsdaten und interne Abläufe, bevor du eine alte Anforderung in das neue System überträgst.

Anforderungen nicht priorisieren

Ohne erkennbare Prioritäten behandeln Anbieter alle Punkte mit gleicher Relevanz. Das kann Angebote unnötig verteuern und die Aufmerksamkeit von den eigentlichen Projektzielen ablenken.

Nur Anschaffungskosten vergleichen

Berücksichtige neben der Einführung auch Plattformgebühren, Apps, Wartung, Support, interne Ressourcen und zukünftige Weiterentwicklungen. Erst die Gesamtbetriebskosten ermöglichen einen belastbaren wirtschaftlichen Vergleich.

Den Dialog zu stark begrenzen

Ein RFP sollte vergleichbare Antworten ermöglichen, aber keine Kommunikation verhindern. Rückfragen zeigen häufig, ob ein Anbieter dein Geschäftsmodell verstanden hat und mögliche Risiken erkennt.

Demos ohne Vorgaben durchführen

Eine allgemeine Produktdemo ist schwer vergleichbar. Verwende dieselben realistischen Szenarien für alle Kandidat:innen und beteilige die späteren Nutzer:innen an der Bewertung.

Checkliste für deinen RFP im E-Commerce

Prüfe vor dem Versand, ob dein Dokument folgende Punkte abdeckt:

• Unternehmensprofil und Geschäftsmodell
• Ausgangslage und Anlass des Projekts
• messbare Ziele
• relevante Zielgruppen und Verkaufskanäle
• priorisierte Anwendungsfälle
• funktionale Anforderungen
• B2B- oder B2C-spezifische Prozesse
• Produkt-, Bestell- und Internationalisierungsanforderungen
• notwendige Integrationen
• Anforderungen an Migration und Datenqualität
• Sicherheit, Datenschutz und Betrieb
• gewünschtes Projektvorgehen
• Zeitrahmen und wichtige Meilensteine
• Budgetrahmen oder gewünschte Kostenstruktur
• Support und Betreuung nach dem Launch
• Bewertungskriterien
• Vorgaben für Antwortformat und Präsentation
• Ansprechperson und Frist für Rückfragen

Entferne Fragen, deren Antworten keinen Einfluss auf die Entscheidung haben. Ein fokussierter RFP erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Anbieter auf die entscheidenden Herausforderungen eingehen, statt lediglich standardisierte Informationen einzureichen.

Fazit

Ein RFP im E-Commerce schafft Transparenz bei einer komplexen System- oder Dienstleisterauswahl. Er hilft dir, Geschäftsziele, Prozesse, technische Anforderungen und Kosten in einer gemeinsamen Entscheidungsgrundlage zusammenzuführen.

Der größte Nutzen entsteht, wenn du den RFP nicht als starres Lastenheft verstehst. Definiere klare Ziele und unverzichtbare Rahmenbedingungen, priorisiere Anforderungen und gib den Anbietern Raum, passende Lösungswege vorzuschlagen. Workshops, szenariobasierte Demos und gezielte Rückfragen ergänzen den schriftlichen Vergleich und machen sichtbar, wie gut Plattform, Team und Vorgehensweise zu deinem Unternehmen passen.