POS-Terminal: Das Wichtigste auf einen Blick

Hinter dem Betrieb eines Einzelhandelsgeschäfts steckt viel Technologie. Das wichtigste Werkzeug ist jedoch ein Point-of-Sale-(POS)-Terminal.

Es ist der zentrale Knotenpunkt, über den jede Transaktion in deinem Unternehmen abgewickelt wird. Neben der Zahlungsabwicklung ist es auch die Quelle für wichtige Daten, die große Geschäftsentscheidungen beeinflussen können. Und das ist nur ein kleiner Einblick in das, was ein POS-Terminal leisten kann.

Wie funktioniert ein Point-of-Sale-Terminal?

Checkout

Eine Person wählt ein Produkt aus und begibt sich zur Kasse oder zum POS-Terminal. Kassierer:innen können Produkte im POS-System nach Kategorie, Name oder SKU-Nummer suchen und die Informationen manuell in das Terminal eingeben – oder den Barcode scannen.

Zahlungserfassung

Das POS-Terminal berechnet automatisch den Gesamtbetrag, einschließlich etwaiger Gebühren oder Umsatzsteuer. Kund:innen wählen ihre bevorzugte Zahlungsmethode, wie Kreditkarte, Bargeld oder mobile Zahlung. Sie können ihre Karte einstecken, durchziehen oder kontaktlos bezahlen.

Zahlungsautorisierung

Das Kartenlesegerät erfasst die Kartendaten und übermittelt sie an den Zahlungsdienstleister:innen. Anschließend sendet das POS-Terminal eine Autorisierungsanfrage an die Acquirer-Bank (die Bank des Einzelhandels) über das Zahlungs-Gateway.

Die Acquirer-Bank leitet die Anfrage an das Karten-Netzwerk weiter (z. B. Visa, MasterCard), das sie an die Issuer-Bank (die Kunden-Bank) zur Überprüfung weitergibt.

Die Issuer-Bank prüft die Kartendaten, überprüft die Verfügbarkeit der Mittel und genehmigt oder verweigert die Transaktion. Diese Entscheidung wird über das Karten-Netzwerk an die Acquirer-Bank und schließlich an das POS-Terminal zurückgesendet.

Abschluss des Verkaufs

Wenn die Transaktion genehmigt wurde, druckt das POS-Terminal eine Quittung und die Kassenschublade (falls genutzt) öffnet sich, um Wechselgeld herauszugeben. Wird die Transaktion abgelehnt, zeigt das POS-Terminal eine Fehlermeldung an, und die Kassierer:innen bitten die Kund:innen um eine alternative Zahlungsmethode.

Im Hintergrund protokolliert die Software die Transaktion, zieht das Produkt aus dem Lagerbestand ab, aktualisiert die Bestände und überträgt die Daten in die Bericht- und Analysefunktionen des Systems.

Abrechnung

Am Ende des Tages führt das Unternehmen eine Batch-Abrechnung durch. Das POS-System sendet alle genehmigten Transaktionen an die Acquirer-Bank, die dann die Zahlungen verarbeitet und die Gelder auf das Händlerkonto überweist.

Wie du das Shopify-POS-Terminal einrichtest und nutzt (Video auf Englisch):

Arten von POS-Terminals

Es gibt zwei Haupttypen von POS-Systemen: stationäre (oder Kassenschubladen) und mobile POS-Terminals. Während stationäre Terminals seit Langem als klassische Point-of-Sale-Systeme etabliert sind, gewinnen mobile POS-Terminals zunehmend an Beliebtheit. Viele Einzelhändler:innen setzen in ihren Geschäften auf eine Kombination aus beiden Varianten.

Hier ist ein Überblick über die Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen stationären und mobilen POS-Terminals:

Stationäre Terminals

Ein stationäres Terminal, auch Kassenschublade genannt, entspricht dem, was traditionell als POS-Terminal bekannt ist. Das Setup besteht aus einem Bildschirm (oft ein Tablet), Kartenlesegerät, Barcodescanner, Kassenschublade und einem Belegdrucker.

Je nach Größe des Geschäfts kann es ein oder mehrere stationäre Terminals geben. Diese Terminals bleiben an einem festen Standort.

Mobile Terminals

Diese Alternative zur stationären Kassenschublade wird bei Einzelhändler:innen und Kund:innen immer beliebter. Wie der Name schon sagt, werden mobile POS-Systeme in der Regel auf kleinen, handlichen Mobilgeräten betrieben, die maximale Flexibilität bieten.

Mobile Terminals bieten dieselben Funktionen wie stationäre Kassensysteme – mit Ausnahme der Kassenschublade. Barzahlungen können dennoch akzeptiert werden, sofern eine Kasse irgendwo im Geschäft vorhanden ist. Mobile POS-Terminals ermöglichen es dir, Kund:innen während des Einkaufens zu beraten, personalisierte Empfehlungen zu geben und den Lagerbestand zu prüfen, ohne das Einkaufserlebnis zu unterbrechen.

Erste Schritte mit Shopifys POS-Hardware (Video auf Englisch):

Was macht ein Point-of-Sale-Terminal?

Ein POS-Terminal fasst den Verkaufsprozess für Unternehmen zusammen. Es ermöglicht die Abwicklung und Verwaltung von Transaktionen, bei denen Kund:innen einen Kauf tätigen.

POS-Terminals variieren zwar in ihrer Komplexität und Funktionalität, aber ihre Hauptfunktionen umfassen üblicherweise:

Zahlungsabwicklung

POS-Terminals akzeptieren mehrere Zahlungsmethoden wie Bargeld, Kreditkarten, Debitkarten, kontaktlose Zahlungen und NFC-fähige Wallets wie Apple Pay und Google Pay. Außerdem kommunizieren sie mit den beteiligten Finanzinstituten, um die Transaktion zu autorisieren und abzuschließen, damit die Gelder sicher vom Bankkonto der Kund:innen auf dein Händlerkonto übertragen werden.

Bestandsverwaltung

Ein POS-Terminal speichert deinen Produktkatalog und aktualisiert die Lagerbestände automatisch, wenn ein Kauf abgeschlossen wird. Um die Verfügbarkeit eines Produkts zu überprüfen, kannst du den Barcode scannen oder den Artikel anhand seines Namens, der SKU-Nummer oder eines Keywords suchen.

Einige fortschrittliche POS-Systeme können Lagerbestände in Echtzeit aktualisieren, während Transaktionen stattfinden. Dies hilft dir, dein Inventar im Blick zu behalten und sicherzustellen, dass genügend Produkte vorrätig sind, um Kund:innen bedienen zu können.

Daten und Berichte

Analysefunktionen erleichtern die Abläufe zusätzlich. Das POS-Terminal sammelt und speichert Daten zu jeder Transaktion und jedem Produkt. So kannst du mehr über dein Geschäft erfahren, z. B. welche Produkte am beliebtesten sind, wann dein Geschäft im Einzelhandel am meisten besucht wird oder welche Mitarbeitenden die meisten Verkäufe tätigen.

Diese Analysen helfen bei der Inventarverwaltung, Verkaufsanalyse, der Erstellung von Berichten für Buchhaltung und Steuerzwecke sowie bei schnelleren und fundierten Geschäftsentscheidungen.

Belege drucken

POS-Terminals können Belege drucken oder Kund:innen digital per E-Mail oder SMS zusenden, sobald eine Transaktion abgeschlossen ist.

Mitarbeitereinsatzplanung

Neben der Verwaltung von Lagerbeständen und Finanzen integrieren einige POS-Terminals auch Tools zur Einsatzplanung. Diese nutzen Echtzeit-Verkaufsdaten, um die Mitarbeitereinsatzplanung präzise zu gestalten. So können Einzelhandelsmanager:innen geschäftige Zeiten besser prognostizieren und das Personal entsprechend einteilen.

Kundenbindung und Belohnungen

Ein POS-Terminal mit integrierter Loyalty-Software ermöglicht es Einzelhändler:innen, ihre treuesten Kund:innen zu belohnen. Solche Systeme erfassen gleichzeitig Informationen über Einkaufsgewohnheiten, z. B. wer welche Produkte wie oft kauft. Mit diesen Daten entwerfen Einzelhändler:innen Treue- und Belohnungsprogramme und bauen eine treue Kundschaft auf.

Einkaufswagen per E-Mail

Artikel in den Einkaufswagen eines Kunden bzw. einer Kundin zu legen, ist mit einem POS-Terminal einfach. Du kannst den Barcode eines Artikels scannen oder ihn im POS-System suchen, um ihn zu einer Bestellung hinzuzufügen. Beim Checkout berechnet das System den Gesamtbetrag, einschließlich Gebühren, Rabatten und Steuern.

Shopify POS bietet beispielsweise die Funktion E-Mail Warenkorb, mit der ein Einkaufswagen erstellt und eine Zusammenfassung per E-Mail an Kund:innen gesendet werden kann. Diese können den Checkout online abschließen. Die Transaktion wird anschließend als abgeschlossene Bestellung auf der Bestellseite in Shopify angezeigt.

Die besten POS-Terminals

Das richtige POS-Terminal mit den passenden Funktionen kann die Verwaltung von Lagerbeständen, Preisen und Transaktionen erheblich erleichtern. Doch bei der Vielzahl an verfügbaren Optionen kann man schnell den Überblick verlieren. Um dir die Entscheidung zu erleichtern, stellen wir die besten POS-Terminals für den Einzelhandel vor – inklusive ihrer wichtigsten Funktionen, Vor- und Nachteile sowie Preisangaben.

Shopify POS

Shopify POS ist ein umfassendes POS-System, das sowohl im Geschäft als auch online funktioniert. Es vereinfacht den Arbeitsalltag und unterstützt dich dabei, Kundenbeziehungen aufzubauen.

Das POS-Terminal ist mit einer Vielzahl leistungsstarker Funktionen ausgestattet, darunter Zahlungsabwicklung, erweiterte Bestandsverwaltung, Mitarbeiter-Performance-Tracking, E-Commerce-Integrationen sowie Analyse- und Reporting-Tools.

Mit jedem Verkauf erfasst das Terminal Kundendaten und aktualisiert Bestellungen sowie Lagerbestände. So kannst du Kundenprofile erstellen, langfristige Beziehungen aufbauen und gezielte, wirkungsvolle Marketingkampagnen entwickeln.

Shopify POS ermöglicht zudem die Integration von Verkäufen aus deinem physischen Einzelhandel mit deinem Onlinehandel. Du profitierst von Omnichannel-Funktionen, um überall zu verkaufen, Verkäufe zu verfolgen und Berichte über die Leistung deines Geschäfts zu erstellen. Außerdem kannst du nahtlos Omnichannel-Möglichkeiten nutzen, wie zum Beispiel die Abholung von Online-Bestellungen im Geschäft.

Preise:

• POS Pro: ab 79 € pro Monat
• POS Lite: ab 5 € pro Monat

Lightspeed

Lightspeed POS ist eine cloudbasierte Handelsplattform mit Bestands- und Analysetools für den Einzelhandel und die Gastronomie. Das Terminal ist einfach zu bedienen und ermöglicht die Verwaltung von Geschäften, Teams, Lieferant:innen und Lagerbeständen an einem zentralen Ort.

Lightspeed POS bietet zudem E-Commerce-Funktionen, Reporting-Tools und Integrationen mit beliebten Business-Apps wie Xero, Gusto, BigCommerce und Mailchimp.

Preis: Lightspeed Basic ab 79 € pro Monat

KORONA POS

KORONA POS ist ein cloudbasiertes Terminal, das sich ideal für Unternehmen mit speziellen Abwicklungsanforderungen oder einem Fokus auf die niedrigsten Gebühren eignet.

Das System ist für Händler:innen mit hohem Volumen, hohem Risiko oder hoher Fluktuation ausgelegt und kann mit jedem Zahlungsdienstleister bzw. jeder Zahlungsdienstleisterin deiner Wahl genutzt werden. Es verfügt über Funktionen wie ID-Scanning zur Altersüberprüfung sowie Sicherheits- und Verlustpräventionstools, um Verluste durch Verderb, Diebstahl, Lieferantenfehler und interne Diebstähle zu minimieren.

Preis: ab 49 € pro Monat

Wie wählst du das richtige POS-Terminal aus?

Welcher Typ von POS-Terminal passt am besten zu deinem Unternehmen? Ein stationäres System (Kassenschublade), ein mobiles POS oder eine Kombination aus beiden? Das Letzte, was du willst, ist ein System, das nicht zu deinem Unternehmen passt.

Zusätzlich zu branchenspezifischen Funktionen solltest du beim Kauf eines POS-Terminals für dein Unternehmen folgende 6 Faktoren berücksichtigen:

Zahlungsmethoden

Wähle ein POS-Terminal, das es dir ermöglicht, alle gängigen Debit- und Kreditkarten sowie mobile Zahlungen wie Google Pay und Apple Pay anzunehmen – sei es online oder kontaktlos. Die meisten POS-Terminals unterstützen mehrere Zahlungsmethoden, doch einige ermöglichen es auch, mit Geschenkkarten zu zahlen oder Zahlungen auf mehrere Methoden aufzuteilen.

Je einfacher es für Kund:innen ist, bei dir zu bezahlen, desto eher kaufen sie erneut ein. Das kann dir helfen, wiederkehrende Kund:innen zu gewinnen und den Cashflow zu verbessern.

Gebühren

POS-Terminals kombinieren Software und Hardware, daher variieren die Anschaffungskosten. Viele POS-Terminals bieten die Möglichkeit, monatlich oder jährlich zu zahlen.

Dein:e Zahlungsdienstleister:in berechnet zudem Gebühren pro Transaktion sowie möglicherweise versteckte und monatliche Gebühren. Oft hängen die Transaktionskosten davon ab, welche Kreditkarte die Kund:innen verwenden.

Prüfe, ob dein POS-Anbieter bzw. deine POS-Anbieterin integrierte Zahlungsabwicklungen bietet, bevor du dich für eine:n Zahlungsdienstleister:in entscheidest. Shopify Payments ist zum Beispiel in allen Shopify POS-Plänen enthalten und verursacht keine Anmelde- oder Einrichtungsgebühren.

Integrationen

Die Verwendung separater Systeme für die Verwaltung deines Einzelhandels- und Onlineshops kann das Kundenerlebnis beeinträchtigen. Einige POS-Lösungen nutzen eigene Software, die dich an ihre Tools bindet.

Um dies zu vermeiden, solltest du POS-Terminals auswählen, die sich nahtlos in andere Plattformen und Business-Software integrieren lassen. Dazu gehören dein Inventarverwaltungssystem, deine Buchhaltungssoftware und deine E-Commerce-Plattform.

Zum Beispiel aktualisiert ein POS-System bei einem Verkauf automatisch den Lagerbestand in der Inventarsoftware und reflektiert den Verkauf in der Buchhaltungssoftware.

Konnektivität

Konnektivität ist entscheidend für ein erstklassiges Kundenerlebnis. Wähle ein POS-Terminal mit verschiedenen Verbindungsmöglichkeiten – kabelgebunden, über WLAN oder Bluetooth –, um Zahlungen schnell und unkompliziert zu gestalten.

Flexibilität

Einige POS-Terminals bieten einen Offline-Modus und lokale Datenspeicherung, was Einzelhändler:innen Flexibilität und die Sicherheit kontinuierlicher Betriebsabläufe auch ohne Internetverbindung gibt. Prüfe, ob das POS-Terminal, das du in Betracht ziehst, offline funktioniert und integrierte Sicherheitsmaßnahmen sowie Backup-Verfahren bietet, um Daten bei Offline-Transaktionen zu schützen.

Sicherheit

Einzelhandelsunternehmen arbeiten mit sensiblen Daten und Zahlungsinformationen.

Begrenze deine Auswahl auf Optionen mit den neuesten Sicherheitsfunktionen wie Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Benutzer-Authentifizierung und Daten-Tokenisierung. Das Terminal sollte zudem alle geltenden Gesetze und Vorschriften erfüllen, insbesondere die Sicherheitsstandards der Payment Card Industry (PCI).

Der Schutz solcher sensiblen Daten bewahrt dein Unternehmen vor Sicherheitsverletzungen, unbefugtem Zugriff und Cyberangriffen und verringert das Betrugsrisiko.

Fazit: Wickle Zahlungen im Ladengeschäft mit deinem POS-Terminal ab

Von mobilen POS-Terminals bis hin zu stationären Kassenschubladen, von individuell zusammengestellter Hardware bis zu fertigen Zahlungslösungen – als Unternehmer:in hast du viele Optionen. Unabhängig von deinen Geschäftsanforderungen bietet dir Shopify die passende POS-Terminal-Lösung.

Dieser Beitrag erschien ursprünglich im Shopify.com-Blog und wurde übersetzt.